le corresponderá a la administración de la copropiedad conservar todos los soportes
contables que sustenten si una deuda se ha extinguido o no, conforme lo establecido por los numerales
5 y 8, del artículo 51, de la Ley 675 de 2001, que indica:
APLICACIÓN DE PAGOS DE EXPENSAS COMUNES SIN SOPORTES
CTCP Nº de Radicación 2022-0435 23 de agosto de 2022
CONSULTA (TEXTUAL)
APLICACIÓN DE PAGOS DE EXPENSAS COMUNES SIN SOPORTES
“(…) ¿Un administrador entrante de un conjunto residencial tiene la facultad de trasladar a cuentas por cobrar
expensas comunes de administración de propietarios que presentaron paz y salvos sin soportes de sus pagos?
Esto debido a que el administrador saliente entrego parcialmente su cargo y no volvió a aparecer. El representante
legal para esa fecha realizó traslado a cuentas por cobrar con cargo a la administrador saliente de las deudas de
los propietarios y a estos se las descargo del sistema sin verificar la autenticidad de los soportes. ¿Se puede hacer
esto contablemente? ¿Qué normas legales rigen al respecto? (…)”
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
(….)
En lo que concierne al reconocimiento contable de los hechos económicos, debe advertirse que una
entidad deberá atender lo incorporado en el artículo 6, del anexo 6 del DUR 2420 de 2015, que establece:
“TITULO TERCERO
DE LAS NORMAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS
ARTICULO 6º. SOPORTES. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de
que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos,
debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Resaltado propio
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de
tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar
las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.”
En síntesis, le corresponderá a la administración de la copropiedad conservar todos los soportes
contables que sustenten si una deuda se ha extinguido o no, conforme lo establecido por los numerales
5 y 8, del artículo 51, de la Ley 675 de 2001, que indica:
“Artículo 51. Funciones del administrador. La administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. Sus funciones básicas son las siguientes: (…)
5. Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto. (…)
8. Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en
general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio
particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de
autorización alguna.” (…)
APLICACIÓN DE PAGOS DE EXPENSAS COMUNES SIN SOPORTES