ENTREGA DE INFORMACIÓN POR TERCEROS – ESTADOS FINANCIEROS
CTCP Nº de Radicación 2023-0379 21 de julio del 2023
ENTREGA DE INFORMACIÓN POR TERCEROS – ESTADOS FINANCIEROS
CONSULTA (TEXTUAL)
“Agradezco su orientación puesto que algunos propietarios del conjunto están acudiendo a varios consejeros para dar respuestas claras a los propietarios que han acudido a nosotros para saber que sucede en el conjunto, sobre las
operaciones del conjunto. Ya que en años anteriores hemos tenido desorden administrativo y afectación a los propietarios por no tener la contabilidad al día.
1. La administradora y representante legal, informa que no es posible el suministro de información financiera en Excel por terceros, ya que la información se encuentra protegida bajo el habeas data.
2. Que puede hacer un consejero o propietario cuando se niega la información financiera por terceros”.
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico
de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento
de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de
1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior
de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Respecto a las preguntas del peticionario, es preciso advertir que el CTCP no tiene competencia para
pronunciarse sobre estos temas, sin embargo, es pertinente recordar que sobre el tema para la entrega de la
información por terceros, esta deberá establecerse dentro en los estatutos de la copropiedad-Reglamento de
Propiedad Horizontal- o mediante un acuerdo entre las partes que en ningún caso deberá ser contraria a las
leyes.
En todo caso, respecto a las consideraciones sobre la responsabilidad de la información contable, estas se
encuentran contempladas en el régimen de propiedad horizontal, consagrado en la Ley 675 de 2001, que en
su artículo 51, numeral quinto, indica:
“Artículo 51. Funciones del administrador.
(…) 5. «Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto”.(…)”
Así mismo, toda la información en la contabilidad debe sujetarse a las directrices establecidas en el anexo 6
del Decreto Único Reglamentario – DUR 2420 de 2015 que le invitamos a consultar en el siguiente enlace:
https://www.ctcp.gov.co/publicaciones-ctcp/compilaciones-normativas/anexo-6-del-dur-2420-de-2015-
normas-sobre-sistema-/compilacion-anexo-6-a-diciembre-31-de-2020-normas.
Por último, le invitamos a leer la consulta relacionada con la “forma en que deben llevarse los registros
contables”, para lo cual, el CTCP indicó en su concepto 2019-05211 lo siguiente:
“(…) una entidad puede registrar las transacciones en los libros auxiliares de cualquiera de las siguientes maneras:
• Detallar tercero por tercero en los registros contables (libros auxiliares) del módulo de contabilidad; o
• Detallar en los diferentes módulos, tercero por tercero, y en el módulo de contabilidad realizar resúmenes, siempre que exista un módulo separado o integrado que garantice que los registros se encuentran conciliados.
Los registros contables en el aplicativo informático se pueden generar de manera global, siempre que la entidad cuente con el detalle de estos para efectos de posibles reclamaciones o solicitudes de alguna entidad de supervisión, vigilancia y control a través de otro software especializado o de un módulo del aplicativo informático.
Además, es importante tener presente que los libros auxiliares se llevan como complemento de los libros oficiales o
principales de comercio, conforme se indica en el artículo 48 del Código de Comercio”.
Complementariamente respecto de la inspección de los copropietarios sobre los documentos e información
que se deben tratar en la asamblea se debe dar cumplimiento a lo establecido por el artículo 48 de la Ley 222
de 1995 como extensión supletiva ordenada por el artículo 15 de la Ley 1314 de 2009.
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