si la vinculación del administrador pasó de ser un contrato de prestación de servicios a un
contrato laboral, los pagos que se realicen a esta persona deberán reconocerse dentro de la contabilidad
como gastos de personal.
RECONOCIMIENTO DE PAGOS POR SERVICIOS AL ADMINISTRADOR DE PH
CTCP Nº de Radicación 2022-0423 16 de agosto de 2022
RECONOCIMIENTO DE PAGOS POR SERVICIOS AL ADMINISTRADOR DE PH
“El presupuesto es una proyección futura de las rentas y expensas necesarias (ingresos y gastos) para el
mantenimiento, vigilancia, mejoramiento, reparación de los bienes de la copropiedad, etc., que generalmente se
establece para un período anual. El presupuesto está determinado básicamente por el sistema de caja, no obstante,
también pueden incluirse ingresos y gastos que no requieren desembolsos en efectivo pero que tienen efecto en
los resultados y la situación financiera de la copropiedad.
El presupuesto debe ser elaborado y presentado por el Administrador de la copropiedad al Consejo de
Administración, para que posteriormente sea presentado a la Asamblea de Propietarios para su aprobación
definitiva.
El presupuesto sirve como base para determinar la cuantía de las cuotas ordinarias y extraordinarias que debe
asumir cada copropietario, residente o arrendatario (en caso que este deba asumir esta obligación), en función de
sus respectivos coeficientes de copropiedad, según corresponda, y que representarán la fuente principal de
ingresos de la copropiedad.
Si en las copropiedades existen servicios de uso exclusivo en algunos sectores, se presupuestarán por separado
las expensas necesarias para el mantenimiento, vigilancia, mejoramiento y reparación de los bienes de la
copropiedad asignados de manera exclusiva a estos, de tal manera que estas expensas estén a cargo únicamente
de los propietarios de los bienes privados del respectivo sector o módulo.
Al final de cada ejercicio anual, el Administrador debe preparar y someter a consideración del Consejo de
Administración el informe de ejecución presupuestal, el cual generalmente presenta las diferencias con el
presupuesto inicialmente aprobado, junto con las respectivas explicaciones de las variaciones más importantes,
por el efecto de situaciones imprevistas que inciden en forma negativa o positiva en su ejecución.
Para cumplir con el mandato de presentar información detallada a los propietarios respecto de la ejecución
presupuestal, es necesario poner en funcionamiento un registro detallado del presupuesto aprobado y de su
ejecución, que será la base principal para la elaboración del informe que se presente para su aprobación.
En este orden de ideas, el presupuesto debe considerarse como una herramienta de gestión, que la Ley 675 de
2001 ha previsto para tal fin, y su ejecución debe guardar relación directa con los registros contables y otras
formalidades de la contabilidad. En su elaboración deberá tenerse en cuenta que los saldos de efectivo restringido,
por ejemplo los generados por recaudos del fondo de imprevistos, no deben incluirse en el saldo inicial del efectivo
que se incluye en el presupuesto de caja, debido a que esto podría afectar el valor de las cuotas ordinarias que se
establecen para el siguiente período y los objetivos del fondo no serían cumplidos. Por otra parte, también debe
considerarse que los excedentes generados por la copropiedad (resultados acumulados), y que forman parte del
patrimonio, no necesariamente representan flujos de efectivo, ya que estos pueden haberse originado por la
causación de ingresos que aún no han sido recaudados”.
De acuerdo con lo establecido en la Ley 675 de 2001, le corresponde a la asamblea de copropietarios
la aprobación del presupuesto de la copropiedad; ahora, ya es potestad de los copropietarios, aprobar
el orden del día o solicitar que el mismo sea cambiado según lo ameriten las circunstancias, de suerte
que se aborden primero los temas en los cuales se requiera una mayor participación de los asistentes.
Así mismo, es una práctica común en las copropiedades, enviar los documentos a tratar en la asamblea
con la suficiente antelación para que los copropietarios puedan revisar la información previamente y al
momento de realizar la asamblea, ya se planteen las preguntas puntuales que se tengan sobre dichos
informes. Lo anterior en concordancia con el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, norma modificatoria del
Código de Comercio a la cual remite en forma supletiva el artículo 15 de la Ley 1314 de 2009.
Con todo, es usual que en ocasiones se puedan presentar ajustes en la ejecución presupuestal de una
copropiedad, requiriendo que posteriormente se presenten las explicaciones a que haya lugar, dentro
de las cuales se pueden incorporar situaciones como la consultada por el peticionario; por ello, más
allá que el cambio en la forma de pago al administrador implique una presentación en la ejecución
presupuestal en un rubro diferente al inicialmente aprobado (paso de pago por servicios a gasto laboral),
como consecuencia de la forma contractual, a efectos del reconocimiento contable, la copropiedad
deberá considerar las directrices contables que de mejor manera representen la realidad económica de
las transacciones, apoyado en lo establecido en el Marco de Información Financiera que aplique la
copropiedad, esto es, lo incorporado en el DUR 2420 de 2015, anexos 2 o 3.
En síntesis, si la vinculación del administrador pasó de ser un contrato de prestación de servicios a un
contrato laboral, los pagos que se realicen a esta persona deberán reconocerse dentro de la contabilidad
como gastos de personal.
RECONOCIMIENTO DE PAGOS POR SERVICIOS AL ADMINISTRADOR DE PH